Офис без «КЕНТАВРА» — не офис?

Известно, что в офисе без факса и копира не обойтись, а если есть компьютер, то к нему, соответственно, нужен принтер, а часто и сканер. Однако покупка всей техники по отдельности может обойтись довольно дорого. Рекламные проспекты призывают сэкономить деньги при покупке всего комплекта офисной техники за счет приобретения офисного многофункциональной техники или как их еще называют «комбайном», «гидры» или «кентавры». Но классический рыночный закон гласит: «чем дешевле товар, тем больше страдает его качество», попробуем разобраться, относится ли этот закон к офисным комбайнам.

Многофункциональная офисная техника — самое «модное» направление совершенствования оборудования во всем мире. Спрос на нее постоянно растет. За прошедшие три года мировой объем продаж многофункциональных устройств вырос в 4 раза, а по отдельным компаниям (Canon, Hewlett Packard) отмечался десятикратный рост. Благодаря популярности офисных комбайнов производители все чаще дооснащают свои “бывшие” принтеры и копиры, доводя их до максимально возможной многофункциональности. Поэтому новинки техники появляются довольно часто. Среди мировых брэндов — производителей выделяются Brother, Xerox, Minolta, Oki, Panasonic, Samsung, Ricoh, Canon, Mita, Lexmark и Hewlett Packard. Руководителям небольших предприятий, сотрудникам «однокомнатных» офисов, «индивидуалам», работающим дома, — всем нужны аппараты, сочетающие несколько функций. И все хотят, чтобы эти аппараты были недорогими, компактными, экономичными и надежными.

ПО СОСТАВУ И ИСПОЛНЕНИЮ…

 многофункциональная техника выпускается в различных конструктивных вариантах — от корпуса обычного принтера до MiniTower, с числом совмещенных функций от двух до пяти. Чаще встречаются модели объединяющее в одном офисном устройстве факс, принтер, копир и сканер, в последнее время, как веяние интернет индустрии, к этому перечню добавляют модем.

 По технологии печати — различают лазерные, светодиодные, струйные (Bubble jet), термические струйные и пленочные (печать осуществляется посредством специальных пленок одноразового пользования). Наиболее высокое качество печати дают лазерные и светодиодные устройства. Преимуществом струйных, является возможность работы с цветом. К тому же, как правило, струйные устройства дешевле.

Различаются аппараты по разрешающей способности сканера и принтера в dpi (dots per inch — точек на дюйм). Чем они выше, тем лучше. Однако сканер не всегда работает с одинаковым разрешением в разных режимах работы. Как правило, в режиме копира разрешение меньше чем при сканировании, а разрешение принтера практически всегда превышает разрешение сканера. Но это не может считаться недостатком, поскольку для копирования требуется повышенная скорость, вывода изображения, а технология сканирования всегда шла на шаг впереди возможностей принтера, хотя эта граница со временем размывается. Следует также обратить внимание на возможность оцифровки изображения, что позволяет выводить и сохранять изображение на компьютере, т.к. еще достаточно широко распространены модели принтеров, которые совмещают функцию копиров, но вовсе лишены возможности сканирования. Этим грешат даже известные фирмы производители, предлагая устранить этот недостаток за счет приобретения и установки дополнительной платы.

Обычно все устройства работают с форматами A4-B4, однако есть модели работающие с форматом А3, но они естественно дороже. Наличие дополнительных возможностей копира, таких как масштабирование и возможность непрерывного копирования, позволяет регулировать размеры выводимого изображения. В некоторых моделях выбор необходимого масштаба осуществляется на рабочей панели, в других эта операция возлагается на сопутствующее программное обеспечение (ПО) и осуществляется с компьютера, что не всегда удобно. Для сетевого использования многофункциональных устройств с факсимильными функциями, совсем не лишним окажется емкий встроенный модуль памяти для автономного хранения входящих и исходящих сообщений, что полезно для отложенной и групповой рассылки факсов и/или их обработки.

Многофункциональные офисные комбайны действительно в совокупности стоят дешевле, занимают значительно меньше места, чем несколько аппаратов, каждый из которых обладает лишь одной функцией, и заметно повышают производительность труда. Правда, до недавнего времени подобная техника имела серьезные недостатки, с которыми вы возможно еще имеете шанс столкнуться на нашем рынке, не отличающимся большим динамизмом.

ЗАДУМАЕМСЯ

В большинстве относительно дешевых моделях «комбайнов», различные функциональные возможности, представлены в упрощенном виде — отчасти потому, что “надстраивались” поверх одной основной функции. Устройства сочетали в себе всего понемногу, но часто на минимально необходимом уровне. Например, если многофункциональный центр создан на базе факса, где сканер выполнен в виде протяжно механизма, то на нем невозможно снять копию с журнала, книги или оригинального графического произведения — только с листа формата А4, а качество сканирования значительно отставало от планшетных. Преимуществом последнего является возможность более точного сканирования оригинала, так как он лежит неподвижно, а не протягивается вдоль сканера.

Такие центры были довольно сложны в эксплуатации, а их надежность оставляла желать лучшего. Неопытный сотрудник мог случайно вывести центр из строя.

До настоящего времени очень важным становится вопрос технического обслуживания устройства, так как если в аппарате неожиданно закончится тонер или чернила то вы не сможете ни печатать, ни копировать. Утешением здесь станет возможность просмотра факса на компьютере. Если же аппарат полностью выйдет из строя, то вы лишитесь как бы сразу четырех устройств, и если им нет замены, то это может полностью застопорить документооборот в офисе. С другой стороны универсальность позволяет заблаговременно приобрести расходные материалы, спектр которых в данном случае будет весьма ограничен.

При покупке комбайна обратите внимание на его готовность к работе. Некоторые производители предлагают устройства, которые могут приобретать многофункциональность только после их доработки в сервисном центре и за отдельную плату. В противном случае вы получите только факс и копир без возможности подключения к компьютеру.

Стоит присмотреться на возможность задания приоритетов всех устройств включенных в комплекс. Не предусмотрев этого, можно столкнуться со следующей ситуацией: если во время печати многостраничного документа (при работе в режиме принтера) произойдет входящий факсимильный звонок, а приоритет принтера ниже приоритета факса, то факсимильное сообщение «вклинится» в процесс печати (принтер со следующей страницы начнет печать пришедший факс).

ЭКОНОМИМ?

Оценивая многофункциональное устройство, важным аспектом является качество работы некоторых его узлов. При разработке такой техники, производители, пытаясь максимально снизить цену, могут экономить на компонентах, при этом качество работы узлов несколько ниже, чем у отдельных устройств (особенно это касается сканера). Поскольку многие комбайны являются усовершенствованными принтерами или копирами, то наиболее их качественными узлами являются печатающее устройство. По мнению самих производителей если бы они пошли по пути, обычного совмещения компонентов, с сохранением всех их функциональных возможностей и качества, то в конечном итоге, себестоимость значительно превысила цену самого устройства, при этом она также была выше стоимости устройств в отдельности.

Для тех же, для кого качество не является принципиальным условием, покупка комбайна является оправданным выбором, т.к. в абсолютной цифре экономится около 30% от возможных затрат, что не мало.

ПРИЕМУЩЕСТВА

По спецификациям производителей многофункциональное оборудование ориентировано на увеличение производительности документооборота в офисе, что подтверждено практикой.

Кроме относительно низкой стоимости, такие устройства универсальны, компактны, и, следовательно, не требуют много места. Благодаря им, значительно снижается количество кабелей на столе, которые постоянно путаются и мешают, не нужно бежать в другую комнату, чтобы сделать копию или отправить факс. Автономно выполняют стандартные функции обычного факса и копира. При подключении к компьютеру посредством параллельного или последовательного интерфейса, появляется возможность отправки и приема факсов с компьютера, а также сканирования и печати документов. Удобным так же является то, что в отличие от обычных факсимильных аппаратов офисный комбайн всегда работают с обычной листовой бумагой стандартных потребительских форматов, что так же обеспечивает низкую себестоимость печати.