Главное — в организации организатора

«…если ваша цель — управление, это должно быть в первую очередь управление самим собой. Все, кроме требования организовать свою работу в течение дня, является не более, чем детской игрой».

И. Осборн

Чарльз Шваб, президент сталелитейной компании города Бетлхема, прославился в деловом мире тем, что заплатил своему консультанту Иву Ли 25 тыс. долларов всего лишь за один совет. Многие недоумевали — сумма по тем временам была очень большой. Но как оказалось, Шваб знал, за что платил, в течение последующих лет совет принес ему доход в 100 млн долларов и был признан самым выгодным вложением его компании в тот год.

Все началось с того, что Шваб попросил Ли научить его успевать делать больший объем работы за то же время, за которое он тратил ранее. Советник попросил написать Шваба список самых важных дел на завтра в порядке их важности. Ли пронумеровал и дописал «…работайте над первым делом до тех пор, пока оно не будет выполнено. Не отступайте от него, если вы действительно считаете его очень важным, затем принимайтесь за второе, и т. д. Возможно, вы не выполните всех запланированных дел, но при отсутствии какой-либо системы вы, вероятно, вообще не сможете решить, какое дело является наиболее важным. Создавайте эту привычку каждый рабочий день. Когда она начнет работать на вас, передайте ее своим сослуживцам. Применяйте это правило столько, сколько хотите. Затем вышлите мне чек на сумму, которую, как вы считаете, стоит мой совет».

Во что оценил его Шваб, вы уже знаете. Когда его спрашивали, почему он выложил столь значительную сумму за столь простой совет, он отвечал вопросом: «А разве гениальные идеи бывают сложными?».

Умение находить и выполнять главную работу как признает научный менеджмент, является самой важной, но далеко не единственной составной успеха работы руководителя. Ведь активная жизнь таких людей состоит из множества непредвиденных обстоятельств, в конце концов,зависит даже от физиологического состояния организма человека. Человек не в состоянии всего предвидеть, однако он в состоянии предусмотреть, что его в любой момент может ожидать непредвиденное, и быть готовым к этому. Организовывая своей рабочий день, руководитель должен следовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Существует несколько основных правил, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.

Правила начала дня:

·     Начинайте день с позитивным настроением, приучите своих домашних к тому, чтобы все семейные проблемы решались вечером.

·     Утренняя гимнастика, душ, хорошо позавтракать и без спешки — на работу;

·     Работу начинайте по возможности в одно и то же время.

По этому поводу приведу историю из книги «Пир хищников»,  где можно встретить интересные случаи из жизни «сильных мира сего». Американский предприниматель Айвэн Боэски свою первую фирму — Ivan F. Boesky Co. — основал в 1975 г. после серии не впечатляющих экспериментов в разных финансовых компаниях. Благодаря отцу, обеспечил себе стартовый капитал в 700 000 долларов — но Боэски, до того никак не проявлявший своих талантов, за 6 лет увеличил его до 90 миллионов. Хоть это и не относится к теме разговора, но не могу не отметить его оригинальные отношения с инвесторами: он отдавал им 55% прибылей, при этом требовал, чтобы за их счет покрывалось 95% убытков. Это  привлекало инвесторов, и вместе с тем предохраняло компанию Боэски от неприятностей.

Он работал, как минимум, по 12 часов в день и почти никогда не брал выходных. В крайнем случае, мог день-другой поработать в «домашнем офисе»: специальном здании, построенном на территории его огромного поместья в округе Весчестер, и оборудованном всеми мыслимыми телекоммуникационными приспособлениями. Его жена смеялась: «Представьте себе, он всегда надевает официальный костюм, если собирается на пару часов пойти в «контору», расположенную на его собственной земле!».

Естественно, того же Боэски требовал и от своих сотрудников. Он приезжал в свой офис к 7 утра, и отсутствие там к этому моменту кого-нибудь из подчиненных всегда было поводом для чудовищного скандала. Ему была отвратительна сама мысль о том, что люди могут пойти куда-нибудь поесть: он предпочитал оплачивать все счета за еду, доставляемую в офис (не забыв, правда, ввести лимит в 5 долларов на человека). Если Боэски не собирался приезжать в офис с утра, он начинал звонить уже в 7.01 — и звонил каждые полчаса.

В один из рабочих дней он позвонил в тот момент, когда в здании была пожарная тревога, и никто в течение долгого времени не подходил к телефону. На следующее утро на столах всех сотрудников появились записки: «Вчера я позвонил сюда в 15.15. Телефон прозвонил 23 раза. Я понял, что в этот момент была пожарная тревога. Я ни в коем случае не хочу подвергать ваши жизни опасности, но я выражаю свою особую признательность тем, кто остался на месте». Боэски всегда считали человеком странным: удивляли и внезапно вспыхивающие симпатии и антипатии, и манера доводить подчиненных криком до полуобморочного состояния, и его бытовые привычки. Он всегда носил черные костюмы-тройки («Мне и без того приходится принимать слишком много решений, чтобы думать еще и о том, во что сегодня одеться»). Всегда ездил на наемном лимузине с водителем,  и всегда патологически мало ел, изводя этим любого человека, в силу необходимости оказавшегося с ним за одним столом. И еще он очень любил задавать людям странные вопросы по телефону.

Однажды между его сыном и заместителем компании состоялся телефонный разговор, в котором последний пожаловался на невыносимость характера его отца, на что сын ответил: «Вы должны понять нечто очень важное про моего отца, — сказал Билли. — Он совершенно, абсолютно, окончательно сумасшедший. Буйный сумасшедший».

В этой истории, на мой взгляд, главная полезная составляющая — это стремление руководителя приучить себя и коллектив вовремя начинать рабочий день, что стимулирует порядок на всем его протяжении и позволяет добиться хороших результатов.

Но вернемся к нашему перечню основных правил руководителя, четвертым пунктом которого является — необходимость перепроверки и согласования собственного плана с планом секретаря, подтверждением важности ключевых задач. Если по этому признаку дела приблизительно одинаковы, на первое место необходимо поставить наиболее сложное из них.

·      К работе приступать без раскачки, доверив подготовку следующего этапа своим подчиненным.

Правила основной части дня:

·      Отклонять дополнительно возникающие неотложные проблемы.

·      Не предпринимать действий, вызывающих обратную реакцию, при этом следует избегать незапланированной импульсивности в своем поведении. Как отметил президент компании «Дженерал Электрик» Ральф Кординер «Спешка является показателем неумения управлять ограниченным временем, отпущенным каждому руководителю. Это означает, что как руководитель он плохо выполняет свою работу, потому что пытается сделать слишком много дел за очень малое количество времени, и следовательно, делает их плохо, и таким образом сам создает порочную спираль беспокойства и эмоционального напряжения, которые, единственное, чем могут закончиться — так это физическим разрушением.

·      Соблюдая размеренный темп, своевременно делайте паузы. Отдыхая, отключитесь от выполняемой задачи, это поможет по-новому на нее взглянуть.

·      После выполнения каждой задачи делайте краткое резюме, пересмотрев запланированное на предмет важности.

Правила завершения рабочего дня:

·      Подумайте о причинах, по которым вы не смогли выполнить все поставленные перед собой задачи.

·      Запланируйте работу на следующий день.

·      Каждый день должен иметь свою кульминацию.

·      Дома появляться только в хорошем настроении.

Тот, кто хочет себя по-настоящему разгрузить, не может отказаться от самоконтроля. К сожалению, с нашим испорченным прошлым, менталитетом, когда руководитель, добившись определенных успехов в продвижении по служебной лестнице или бизнесе,  считает своей прерогативой расслабиться, пожить в свое удовольствие, отрешившись от общих правил организации, — не позволяет многим добиться больших успехов. Кстати, именно дисциплина и самоконтроль отличают немцев и японцев от всех других сообществ, все остальное — вторично. Руководитель — это должность, а не сословие. Тот, кто не в состоянии управлять собой и своим временем, вряд ли  сможет потребовать этого же от подчиненных. Принявший и использовавший эту мысль в своей ежедневной работе всегда будет на шаг впереди своих конкурентов. Удачного вам дня.